Excel ou CRM : à quel moment un cabinet de courtage doit changer

Excel n'est pas un mauvais outil : il est gratuit, connu de tous et suffisant pour démarrer. Le problème n'est pas le tableur, c'est ce qu'on finit par lui demander.

Cinq signaux qu'Excel ne suffit plus

• Plusieurs versions circulent : « portefeuille_final_v3 » et « portefeuille_final_v3_bis » ne disent plus la même chose.
• Les échéances dépendent de la mémoire de quelqu'un : un tableur ne relance personne.
• Le contrôle des commissions prend des jours : chaque décompte est rapproché à la main.
• Tout le monde voit tout : un fichier partagé ne permet pas de limiter l'accès par collaborateur.
• Personne ne sait qui a modifié quoi : vous n'avez aucune trace fiable en cas de contrôle ou de litige.

Le risque qu'on sous-estime

Un fichier de clients contient des données personnelles, parfois de santé. Envoyé par mail, copié sur une clé ou resté sur l'ordinateur d'un ancien collaborateur, il échappe à tout contrôle. Le RGPD comme la nLPD suisse vous demandent de protéger ces données et de savoir qui y accède.

Faire le calcul

Comptez les heures passées chaque mois à ressaisir, rechercher et contrôler. Multipliez-les par le coût horaire du cabinet, puis comparez avec un abonnement. Ajoutez les commissions non réclamées faute de contrôle : c'est souvent le poste qui décide.

Préparer le passage

1. Figez un seul fichier de référence.
2. Séparez les clients et les contrats dans deux onglets.
3. Harmonisez les dates, les numéros de téléphone et les noms de compagnies.
4. Supprimez les doublons. Voir notre méthode.
5. Suivez le guide d'import CSV et Excel.