Rapprocher les décomptes de commissions : la méthode pour ne plus rien laisser filer

Une compagnie peut verser moins que prévu sans qu'il y ait de mauvaise intention : contrat mal rattaché, taux modifié, prime changée. Sans contrôle, l'écart passe inaperçu. Le rapprochement consiste à comparer ce qui était attendu avec ce qui a été reçu.

Préparer la référence

Pour chaque contrat, il faut connaître la compagnie, le numéro de police, la prime, le taux de commission et le type de commission : acquisition, gestion ou reprise. Sans cette base, on ne contrôle rien : on recopie.

Rapprocher en quatre temps

1. Normaliser le décompte : chaque compagnie a son format. Ramenez-les à une même structure : police, période, base, taux, montant.
2. Associer par numéro de police : attention aux tirets, aux espaces et aux préfixes qui changent d'un document à l'autre.
3. Comparer : calculez l'écart entre le montant attendu et le montant reçu, avec une petite tolérance pour les arrondis.
4. Classer : chaque ligne devient conforme, en écart, inconnue ou absente.

Lire les écarts

• Ligne absente : contrat attendu, mais rien sur le décompte. C'est le cas le plus coûteux, et le plus discret.
• Ligne inconnue : police sur le décompte, mais pas dans votre base. Le contrat manque peut-être dans le portefeuille.
• Montant différent : prime modifiée, taux revu ou période partielle.
• Montant négatif : reprise de commission après résiliation. Vérifiez la date et la période de reprise prévue.

Réclamer proprement

Regroupez les écarts par compagnie et joignez le numéro de police, la période, le montant attendu et le montant reçu. Gardez une trace de la demande et de la réponse, puis suivez-la jusqu'au versement.

Répartir ensuite

Le rapprochement précède la répartition entre collaborateurs. Calculer des parts sur un décompte faux oblige à tout corriger le mois suivant.